Persondatapolitik

POLITIK FOR BEHANDLING AF PERSONOPLYSNIGER OM BEBOERE Opdateret maj 2024. Domea.dk er databehandler for en lang række almene boligorganisationer i Danmark. Vi har til opgave for disse almene boligorganisationer at administrere boligorganisationernes lejemål og lejeforhold. Derfor behandler Domea.dk på vegne af de administrerede boligorganisationer forskellige personoplysninger om dig og dit lejeforhold med den boligorganisation, hvor du bor. Du kan her læse om, hvordan Domea.dk behandler oplysninger om dig på vegne af din boligorganisation. I bunden af siden finder du et link til Domea.dk’s andre politikker for behandling af personoplysninger. Din boligorganisation er næsten altid den dataansvarlige Domea.dk har indgået databehandleraftaler med de administrerede boligorganisationer. Den enkelte boligorganisation er dataansvarlig for behandling af oplysninger om beboere, og Domea.dk er databehandler for de oplysninger, som vi behandler for at administrere lejemål, lejeforhold m.v. Vi behandler dine personoplysninger lovligt og i overensstemmelse med databehandleraftalen mellem os og de administrerede boligorganisationer. I visse tilfælde er Domea.dk dataansvarlig for behandling af dine personoplysninger. Det omfatter juridisk sagsbehandling, håndtering af forbrugsregnskaber, beboerrådgivningsydelser og genhusning. Du kan til enhver tid rette henvendelse til Domea.dk eller til din boligorganisation, hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger. Behandling af personoplysninger relateret til udlejning mv. Oprettelse af sag: Når du lejer en bolig, oprettes du som lejer i boligudlejningssystemet. Her registrerer Domea.dk en række forskellige personoplysninger, der som udgangspunkt stammer fra dig selv. Vi registrerer bl.a. identifikationsoplysninger, herunder dit navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse. Der registreres oplysninger om husstandens størrelse og sammensætning, herunder antal hjemmeboende børn og eventuelle værgeforhold mv. Herudover registreres oplysninger om, hvorvidt boligen er blevet anvist af kommunen, om der modtages økonomisk støtte til lejen fra kommunen, eller om du har et kommunalt indskudslån. Hvis du bor i en almen ungdomsbolig, hvor lejeforholdet er betinget af, at du under uddannelse indhenter og behandler vi også oplysning om din uddannelsesmæssige status. Behandlingen af disse oplysninger er nødvendig for at kunne opfylde den lejekontrakt, du har indgået med boligorganisationen. Retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b. Personnummer Dit personnummer (CPR-nummer) behandler vi, hvis du giver os dit samtykke til det. Dit personnummer behandles for at kunne identificere dig til administrative formål. Dit personnummer vil også kunne blive brugt i forbindelse med overførsel via NemKonto og til brug ved digital signatur. Hvis dit boligselskab har indgået en eksklusiv aftale med et elselskab videregives dit personnummer til leverandøren. Videregivelsen sker da oplysningen er nødvendig for at udarbejde tilbud på en el-/gasaftale og senere for at indgå en el-/gasaftale jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1, pba. Energinets markedsforskrift H1 (udstedt med hjemmel i Elforsyningsloven), herunder forskriftens afsnit 4. Retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 2, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a. Økonomiske forhold: Vi behandler oplysninger om din økonomi i en række situationer. Dette kan fx være oplysning om, at du har fået støtte til betaling af indskud, at du er i restance med leje eller anden pligtig pengeydelse eller om forfalden gæld til din boligorganisation. Retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b. Oplysninger om sygdom og funktionsnedsættelser mv.: I visse tilfælde er det nødvendigt at behandle oplysninger om eventuelle særlige behov, herunder en helbredsmæssig funktionsnedsættelse, der gør det påkrævet at boligen er indrettet særligt hertil. Sådanne oplysninger kan behandles med henblik på at afklare, om du lever op til de kriterier, der i visse tilfælde giver dig fortrinsret til en bolig eller berettiger den boligsøgende til en bolig med særlig indretning. Behandling af disse typer af oplysninger er i visse tilfælde nødvendigt for at overholde en socialretlig forpligtelse, der udspringer af anden lovgivning mv., jf. databeskyttelseslovens § 7, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra b. Sådan lovgivning er bl.a. bestemmelserne i § 54 i almenboligloven, der beskriver, at ældreboliger, der ejes af en almen boligorganisation, skal udlejes til ældre eller personer med handicap. Ældre og personer med handicap har derudover fortrinsvis til familieboliger, der er indrettet til denne persongruppe, jf. udlejningsbekendtgørelsen. Se i øvrigt nedenfor om genhusning og beboerrådgivning. Derudover kan vi behandle oplysninger om, at du er syg, hvis du ønsker at indgå en aftale om fremleje pga. midlertidigt fravær fra boligen i forbindelse med din sygdom i medfør almenlejelovens § 65, stk. 1. I den forbindelse kan vi også behandle oplysninger om forretningsrejser, studieophold eller midlertidig forflyttelse eller lignende, jf. almenlejelovens § 65, stk. 1. Strafbare forhold: Ifølge almenboligloven kan boligorganisationen modtage oplysninger fra politiet om strafbare forhold, som en beboer har begået inden for eller med virkning i det boligområde, som den pågældende bor i, eller mod en ansat. Politiet må videregive sådanne oplysninger, når dette er nødvendigt som led i en tryghedsskabende indsats. Retsgrundlaget for videregivelsen fra politiet til boligorganisationen er almenboliglovens § 63 d. Oplysninger om strafbare forhold kan endvidere behandles af boligorganisationen, hvis lejeaftalen hæves som konsekvens af et strafbart forhold begået af dig eller en anden person i din husstand. Retsgrundlaget for boligorganisationens behandling af strafbare forhold er databeskyttelseslovens § 8, stk. 3, 2. punktum, idet boligorganisationen har en legitim interesse i at kunne gennemføre en tryghedsskabende indsats, og hvor behandling af oplysninger om strafbare forhold begået af beboere er nødvendige for at forfølge denne interesse. Behandling af personoplysninger i anden sammenhæng Husordensklager: I tilfælde af husordensklager behandler Domea.dk en række personoplysninger. Det kan du læse mere om på Domea.dk > Om os > Persondatapolitik. Vaskeri: I visse afdelinger får du udleveret enten et vaskekort, nøgle eller brik til tidsreservationer ved indflytning, som tilknyttes det enkelte lejemål. Derved kan der blive behandlet oplysninger om dig, der vedrører din brug af vaskeriet. Behandlingen af oplysningerne er nødvendig, for at kunne opfylde den lejekontrakt, du har indgået med boligorganisationen. Retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b. Indeklima: I visse afdelinger er der opsat måling af indeklima i din bolig. I forbindelse med fordeling af ejendommens varmeregnskab, kan der på vegne af din boligorganisation ske en udveksling af personoplysninger mellem Domea.dk og forbrugsleverandøren. Der kan videregives navn, adresse og lejemålsnummer. Behandlingen af oplysningerne er nødvendig, for at kunne opfylde den lejekontrakt, du har indgået med boligorganisationen. Retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b. Forbrug af vand, varme, el og gas: I forbindelse med aflæsning af målere i din bolig og udarbejdelse af forbrugsregnskaber kan der på vegne af din boligorganisation ske en udveksling af personoplysninger mellem Domea.dk og forbrugsleverandøren. Der kan videregives navn, adresse, e-mailadresse og evt. a conto indbetalt beløb til forbrugsleverandøren. Behandlingen af oplysningerne er nødvendig, for at kunne opfylde den lejekontrakt, du har indgået med os, samt af hensyn til vores legitime interesse i at kunne videregive oplysninger om din nye adresse til forbrugsleverandører i forbindelse med udeståender. Retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, samt databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Dørkort/nøglelogin: Hvis du har fået udleveret et dørkort (nøglekort) til at aktivere elektroniske dørlåse, foretages der en elektronisk registrering af brugen af kortet. Loggen viser, hvornår kortet er blevet brugt, og hvor. Logoplysningerne kan benyttes til at spore, hvilke døre nøglekortet har været brugt til at åbne samt tidspunktet herfor. Oplysningerne anvendes i særlige tilfælde, fx i tilfælde af indbrud. Oplysningerne om brug af nøglekort behandles på baggrund af din boligorganisations legitime interesse i at kunne undersøge uautoriseret indtrængen, herunder indbrud o.l. Retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Tv-overvågning: Visse boligorganisationer/-afdelinger foretager tv-overvågning med henblik på at forebygge og opklare kriminalitet. Det er markeret med skiltning de steder, hvor kameraerne er placeret. Du kan læse mere om behandling af dine personoplysninger i forbindelse med tv-overvågning på din boligafdelings hjemmeside. Venteliste: Hvis du er opskrevet på venteliste, behandles også i den forbindelse en række oplysninger om dig. Det kan du læse mere om på Domea.dk > Om os > Persondatapolitik. Boligbytte, råderet, selskabslokaler, tilladelser, reparationer og forbedringer mv.: Dine personoplysninger kan behandles i forbindelse med udlejning af selskabslokaler, boligbytte, råderet, tilladelser og reparationer o. lign. for at kunne identificere dig som beboer og servicere dig i henhold til vores forpligtelser i forhold til lov om leje af almene boliger. Behandlingerne af oplysningerne er nødvendige, for at kunne opfylde den lejekontrakt, du har indgået med din boligorganisation. Retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b. Afdelingsmødet: I den almene branche er der udstrakt beboerdemokrati, hvor en af hjørnestenene er et gennemsigtighedsprincip. Derfor vil et forslag fremsat til et afdelingsmøde i udgangspunktet være ledsaget af forslagsstillers navn pba. dit boligselskabs legitime interesse jf. Databeskyttelsesforordningen art. 6 stk. 1 f). Organisationsbestyrelsens adgang til dine kontaktoplysninger: I den almene branche er der et udstrakt beboerdemokrati, hvor en af hjørnestenene er den øverste myndigheds adgang til at arbejde politisk for at sikre et velfungerende beboerdemokrati samt sikre velfungerende sociale fællesskaber på tværs af store geografiske afstande. Derfor har medlemmer af din boligorganisations organisationsbestyrelse adgang til dit navn og dine kontaktinformationer via en sikker platform, så længe de er i en aktiv valgperiode. Parkering: I enkelte afdelinger er det muligt for beboere at leje parkeringspladser eller garager. Dette vil ske som en del af beboerens sag. Der kan derfor registreres nummerpladeoplysninger i forbindelse med leje af parkeringsplads med det formål at reservere parkeringspladsen og opkræve leje. Behandlingerne af oplysningerne er nødvendige, for at kunne opfylde den lejekontrakt, du har indgået med din boligorganisation. Retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b. Rådgivning fra Domea.dk’s beboerrådgivning herunder 'Hjælp til huslejen': Domea.dk’s beboerrådgivning behandler oplysninger om beboere, hvis der modtages en bekymringshenvendelse fra fx ansatte i boligselskabet, naboer, familiemedlemmer, kommunen mv. Domea. Beboerrådgivningen vil altid orientere beboeren om, at der indsamles persondata, når der opnås kontakt til beboeren. Der kan i helt særlige tilfælde, hvor sagen har en sådan karakter, at det konkret vurderes at være skadeligt for beboeren, dennes sag og/eller anden parts frihedsrettigheder, være berettiget, at der ikke sker en orientering om, at der er startet en sag. Dette sker jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 14 stk. 5, litra b. På baggrund af dit udtrykkelige samtykke jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 9 stk. 2 litra a, kan Domea.dk’s beboerrådgivning behandle, herunder indsamle oplysninger og videregive oplysninger om din helbreds-, arbejds-, og familiesituation hos andre parter, for af afdække og hjælpe med en plan for forhold, der vækker bekymring. Dertil behandles oplysninger om din økonomiske situation på baggrund af dit udtrykkelige samtykke jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 6 stk. 1 litra a, når Domea.dk’s beboerrådgivning bistår med økonomisk rådgivning. Oplysninger gemmes i indtil 2 år efter en sag er afsluttet mhp. understøttelse af en genåbning af sagen. Genhusning: Ved genhusning kan du have behov for at vi tager hensyn til særlige helbredsmæssige forhold, der stiller krav til typen af bolig, som du genhuses i. Ved behandling af disse, indhentes dokumentation fra dig, for det helbredsmæssige forhold for at overholde en socialretlig forpligtelse jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2 litra b, ved at sikre at en permanent eller midlertidig bolig er passende jf. Almen lejeloven § 86 stk. 2 og stk. 7 samt § 86 a stk. 1. Dit CPR-nummer kan videregives på baggrund af dit samtykke i forbindelse med genhusning, hvor der er behov for flytning af kommunalt anviste hjælpemidler. Retsgrundlaget er som nævnt databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 2, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a. I forbindelse med og efter fraflytning Oplysninger om opsigelse og baggrunden mv.: I forbindelse med opsigelsen af et lejemål registreres relevante oplysninger om baggrunden for opsigelsen og/eller fraflytningen. Dette sker bl.a., så vi kan dokumentere baggrunden for opsigelsen og/eller fraflytningen. Lovgivningen giver udlejer en række muligheder for at hæve lejeaftalen. Disse muligheder følger bl.a. af almenlejelovens kapitel 15. Lovgivningen indebærer bl.a., at lejeaftalen kan hæves, hvis leje eller anden pligtig pengeydelse ikke er betalt rettidigt, hvis beboeren har tilsidesat god skik og orden, eller hvis nogen er straffet i medfør af § 4 i lov om forbud mod besøgende i bestemte lokaler for at have modtaget besøgende i eller ved det lejede i strid med et forbud nedlagt i medfør af loven. Domea.dk vil derfor på vegne af boligorganisationerne i visse tilfælde behandle dine oplysninger, herunder eventuelle følsomme og fortrolige oplysninger. Behandlingerne af oplysningerne er nødvendige, for at kunne opfylde den lejekontrakt, du har indgået med din boligorganisation. Retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b. Behandlingen af følsomme oplysninger er i visse tilfælde nødvendig, for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, jf. databeskyttelseslovens § 9, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f. Behandling af oplysninger om strafbare forhold kan behandles på baggrund af boligorganisationens legitime interesse i at kunne dokumentere årsagen til hævelse af lejeaftalen, når hævelsen sker på grund af strafbare forhold, jf. databeskyttelseslovens § 8, stk. 3, 2. punktum. Modtagere og videregivelse mv. Modtagere: Domea.dk kan som databehandler for de almene boligorganisationer eller i rollen som selvstændig dataansvarlig overlade behandlingen af dine oplysninger til Domea.dks eksterne leverandører. Nogle af disse leverandører er ”underdatabehandlere”. Domea.dk har indgået databehandleraftaler med disse underdatabehandlere. Dette garanterer dig, at underdatabehandlerne overholder alle gældende regler i EU om beskyttelse og behandling af personoplysninger. I andre helt specifikke tilfælde kan Domea.dk videregive dine oplysninger til andre selvstændigt dataansvarlige. Disse fremgår nedenfor. I visse tilfælde kan dine oplysninger, der fremgår af en husordensklage, blive videregivet til bl.a. beboerklagenævnet og boligretten. Du kan læse mere om, hvordan dine personoplysninger behandles i forbindelse med husordensklager på Domea.dk > Om os > Persondatapolitik. Derudover giver almenboligloven mulighed for, at dine personoplysninger i form af dit navn og din adresse kan videregives til andre almene boligorganisationer, i tilfælde af at boligorganisationen har opsagt eller ophævet et lejemål, når videregivelsen er nødvendig for at styrke den tryghedsskabende indsats i et boligområde. Dine personoplysninger kan også gives til advokater, inkassofirmaer eller andre til brug for løsningen af en konkret opgave. Det kan fx være, hvis der opstår behov for juridisk bistand i en sag, hvor du er involveret, og du skal kunne entydigt identificeres, eller ved inddrivelse af huslejerestance, flytteafregning samt forbrug. I visse tilfælde er boligorganisationen forpligtet til at videregive dine personoplysninger til kommunen. Dette gælder i tilfælde af huslejerestancer i forbindelse med kommunalt anviste boliger, hvor kommunalbestyrelsen skal underrettes om påkravet. Derudover skal kommunen underrettes i tilfælde af fogedudsættelser, således at de sociale myndigheder kan bistå beboeren. Dine oplysninger kan også blive videregivet til tredjemand i forbindelse med bygge- og renoveringssager, hvor der kan være tale om genhusning af beboere i en periode, eller hvor håndværkere skal have adgang til din bolig for at kunne udføre deres arbejde. Huslejeregistret modtager oplysninger om din husleje, fulde navn, adresse og fødselsdato. Udbetaling Danmark trækker data fra Huslejeregistret og sammenkører dette med anden data for at udregne din boligstøtte. Ved login med dit MitID på beboerplatformen, videregiver Domea.dk dit CPR-nummer til Nets Signaturgruppen idet du forsøger at logge ind. Det betyder, at det kun er dig, der kan logge på og se dine oplysninger. Offentliggørelse: Dine oplysninger kan blive offentliggjort i tilfælde af, at du har modtaget valg til bestyrelsen (afdelingsbestyrelsen eller organisationsbestyrelsen), da boligorganisationen har en legitime interesse i at gøre øvrige beboere bekendte med navne og kontaktoplysninger på medlemmer af bestyrelsen. Retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. I visse tilfælde kan billeder af beboere blive offentliggjort. Disse billeder vil oftest vedrøre sociale arrangementer og andre lignende aktiviteter, som boligorganisationen eller boligafdelingen afholder. Grundlaget for offentliggørelsen er boligorganisationens legitime interesse i at vise omverden, hvilke former for sociale aktiviteter, der afholdes i boligorganisationen. Offentliggørelse vil alene ske, såfremt billedet ikke på nogen måde kan virke krænkende eller vil udstille de personer, som optræder på billederne. Retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Overførsel til tredjelande: Visse af dine data vil blive overført til lande beliggende uden for EU/EØS. Overførsel af dine personoplysninger til databehandlere i tredjelande er omfattet af databehandleraftaler, herunder også standardkontraktbestemmelser efter databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c), hvilket sikrer dig en tilstrækkelig beskyttelse af dine personoplysninger i overensstemmelse med databeskyttelsesloven og databeskyttelsesforordningen. Opbevaringsbegrænsning Sletning af data: Dine oplysningerne slettes, når behandling ikke længere er nødvendig. Dette betyder særligt, at: - Oplysninger om fraflyttede eller genhusede beboere som hovedregel slettes senest 5 år efter fraflytning af hensyn til frister om forældelse. I tilfælde af særlige situationer kan forældelsesfristen vare længere, jf. Forældelsesloven. - Oplysninger udelukkende brugt ved permanent genhusning slettes straks efter beboeren er fraflyttet. - Oplysninger, der overordnet vedrører dokumentation på tilbud og udbetalingsdata opbevares i 90 dage af hensyn til at kunne afslutte og dokumentere korrekt sagsbehandling. - Oplysninger, der overordnet vedrører nybyggerisager opbevares i 1 år af hensyn til dokumentation af korrekt tildeling. - Oplysninger, der overordnet vedrører renoveringssager samt regnskabsmateriale på fx skifteret, forsikringssager m.v. opbevares i 5 år efter afslutning af det regnskabsår, som oplysningerne vedrører, af hensyn til vores forpligtigelser efter Bogføringsloven samt at kunne dokumentere og besvare henvendelser på projekter i hele projektets løbetid. - Oplysninger, der overordnet vedrører renoveringsprojekter, opbevares indtil projektet er afsluttet. - Oplysninger indsamlet af Domea.dk’s beboerrådgivning pba. Samtykke, slettes 2 år efter sagen er lukket mhp. at kunne bistå beboeren bedst muligt ved en evt. ny sag. Dine rettigheder Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder. Ønsker du at gøre brug af dine rettigheder, bedes du kontakte os. Retten til at trække dit samtykke tilbage: Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt. Retten til indsigt: Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger. Ret til berigtigelse: Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig rettet. Ret til sletning: I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for den almindelige generelle sletning indtræffer. Ret til begrænsning af behandling: Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser. Ret til indsigelse: Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet): Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring. Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på Datatilsynets hjemmeside. Du finder et link til Datatilsynets hjemmeside herunder. Klage til Datatilsynet Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger. Du finder et link til Datatilsynets hjemmeside herunder. Kontaktoplysninger: Gå til 'Administrativ hjælp' her i Boligfy, og opret din henvendelse under kategorien 'Andet'. Domea.dk Oldenburg Allé 3 2630 Taastrup 76 64 64 64 [email protected]